Statuten

Die IGRM ist ein Verein im Sinne von ZGB Art. 60ff mit Sitz in Bern.

Geschlechtsneutrale Formulierung – Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsneutrale Differenzierung, z.B. Benutzer/innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.

Artikel 1: Zweck
1.1 Aufbau und Unterhalt eines Kommunikations- und Informationsnetzwerks unter den Mitgliedern und die Pflege der Kollegialität.
1.2 Aufbau und Unterhalt eines Kommunikations- und Informationsnetzwerk zwischen den Mitgliedern, Archiven und anderen im RM beteiligten Stellen.
1.3 Mithilfe bei der Professionalisierung des RM, insbesondere durch Mitsprache bei Projekten und in Arbeitsgruppen, die Arbeitsbedingungen, Entwicklungen und Hilfsmittel dieser Arbeitsbereiche zum Gegenstand haben.
1.4 Erweiterung und Förderung von Aus- und Weiterbildung der im RM tätigen Personen. Engagement beim Ausbau der Angebotspalette in quantitativer und qualitativer Hinsicht.
1.5 Wahrnehmung der Interessen seiner Mitglieder durch das Ergreifen der möglichen Massnahmen für die Anerkennung der Berufe im RM (oder Information Management) durch das Bundesamt für Berufsbildung und Technologie und für die Verbesserung des beruflichen Standes und der beruflichen Stellung.
   
Artikel 2: Befugnisse
Die IGRM ist befugt
2.1 regelmässige Kontakte mit Bundesstellen zu unterhalten zwecks Unterstützung in Ausbildungsfragen und zur Wahrung der Standesinteressen,
2.2 Kontakte mit in- und ausländischen Organisationen mit verwandter Zielsetzung aufzunehmen,
2.3 während der Arbeitszeit Tagungen und Workshops zu organisieren und Arbeitsgruppen für die Lösung von Problemen des Arbeitsfeldes einzusetzen,
2.4 Mitglieder der IGRM bezüglich Berufsproblemen während der Arbeitszeit in externe Arbeitsgruppen zu delegieren.
   
Artikel 3: Mitglieder
3.1 Mitglieder können Angestellte des Bundes, kantonaler und kommunaler Behörden, ehemaliger Bundesbetriebe und privater Unternehmungen sein, die beruflich im RM tätig sind.
3.2 Es besteht die Möglichkeit, der IGRM als Einzel- oder Kollektivmitglied beizutreten. Der Vorstand behält sich vor, in begründeten Fällen die Teilnehmerzahl pro Kollektivmitglied an den Vereinsanlässen auf maximum 4 Personen zu beschränken.
3.3 Neue Mitglieder werden aufgrund eines schriftlichen Gesuchs an den Vorstand von der Hauptversammlung aufgenommen. Personen aus privaten Unternehmungen verpflichten sich beim  Eintritt in die IGRM, ihre künftige Mitgliedschaft nicht für Werbezwecke zu verwenden.
3.4 Sämtliche Organe und Mitglieder werben bei beitrittsberechtigten Personen für eine Mitgliedschaft.
3.5 Austritte aus dem Verein erfolgen in der Regel auf Ende des Kalenderjahres unter schriftlicher Meldung an die Präsidentin.
3.6 Die Mitgliedschaft erlischt auf das Ende des Jahres, in welchem das Mitglied seinen Austritt gemäss 3.4 gemeldet hat, nach erfolgloser Mahnung von zwei Jahresbeiträgen oder durch Ausschlussentscheid der Hauptversammlung.
3.7 Die Mitgliederbeiträge werden pro Kalenderjahr erhoben. Sie werden erstmals in jenem Jahr erhoben, in welchem das Mitglied von der Hauptversammlung aufgenommen wurde. Sie bleiben für das Jahr, in dem die Mitgliedschaft erlischt, vollumfänglich geschuldet.
   
Artikel 4: Organe
 

Die Organe der IGRM sind:

A) Hauptversammlung
B) Vorstand
C) Revisionsorgan
D) Arbeitsgruppen
   
Artikel 5: Hauptversammlung
5.1 Die Hauptversammlung tritt so oft als notwendig zusammen, mindestens einmal pro Jahr (ordentliche Hauptversammlung). Ein Fünftel aller Mitglieder oder der Vorstand können jederzeit eine Einberufung in angemessener Frist verlangen.
5.2 Die ordentliche Hauptversammlung findet in der Regel im ersten Quartal des Kalenderjahres statt und wird, mit Beilage einer provisorischen Traktandenliste, den Mitgliedern sechs Wochen vor dem Termin angekündigt. Begründete Ergänzungen für die Traktandenliste sind dem Vereinssekretariat bis vier Wochen vor der Versammlung schriftlich einzureichen. Die Einladung erfolgt spätestens zwei Wochen vor dem Versammlungstermin mit Beilage der Jahresrechnung, des Budgets und des Revisionsberichtes.
5.3 Die Hauptversammlung ist oberstes Organ, umfasst alle anwesenden IGRM-Mitglieder und ist beschlussfähig, wenn mindestens ein Fünftel aller Mitglieder anwesend ist. Kollektivmitglieder, die an der Hauptversammlung durch mehr als eine Person vertreten sind, gelten zur Ermittlung der Beschlussfähigkeit als 1 Mitglied.
5.4 Jedes anwesende Einzelmitglied hat an den Versammlungen eine Stimme. Kollektiv-mitglieder haben grundsätzlich eine Stimme pro anwesende Person, jedoch maximal 4 Stimmen.
5.5 Alle Mitglieder des Vorstandes haben an den Versammlungen beschliessende Stimme. Bei Stimmengleichheit hat die Person, die den Vorsitz innehat, für den Stichentscheid Pluralstimmrecht.
5.6 Die Hauptversammlung beschliesst und entscheidet in allen Angelegenheiten, die nicht anderen Organen übertragen sind.

Insbesondere

A) wählt sie die Präsidentin,
B) die übrigen Vorstandsmitglieder,
C) das Revisionsorgan,
D) beschliesst über alle Anträge von Vorstand oder Mitgliedern,
E) genehmigt Rechnung, Budget und Jahresberichte (vgl. Art. 9),
F) nimmt neue Mitglieder auf und fällt Ausschlussentscheide,
G) setzt den Mitgliederbeitrag fest (vgl. Art. 11),
H) ernennt Ehrenmitglieder,
I) beschliesst über Statutenänderungen (vgl. Art. 14)
J) und über die Auflösung des Vereins (vgl. Art. 15).
5.7 Sie hat das Aufsichtsrecht über die Tätigkeiten der anderen Organe und kann diese abberufen.
5.8 Aussenstehende können mit beratender Stimme an den Versammlungen teilnehmen, wenn sie vom Vorstand als Beobachterin oder Beraterin eingeladen und von der Versammlung nicht mit einfachem Mehr abgelehnt werden.
5.9 Bei Anfechtung von Beschlüssen durch Mitglieder gilt ZGB Art. 75.
   
Artikel 6: Vorstand
6.1 Der Vorstand besteht aus mindestens fünf Mitgliedern, die alle von der Hauptver-sammlung gewählt werden. Die Amtsdauer für das Amt der Präsidentin beträgt drei Jahre und kann einmal verlängert werden. Für die übrigen Vorstandsmitglieder besteht keine Amtszeitbeschränkung; ihre Amtsdauer beträgt drei Jahre und kann nach Ablauf jeweils durch Wiederwahl verlängert werden.
6.2 Der Vorstand konstituiert sich selbst bezüglich der Funktionen von Vizepräsidentin, Sekretärin, Kassierin und Beisitzerin. Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet eine Funktion zu übernehmen.
6.3 Die Präsidentin, im Verhinderungsfall die Vizepräsidentin, hat bei Bedarf Vorstandssitzungen einzuberufen. Jedes Vorstandsmitglied kann zudem die Einberufung und Debatte verlangen.
6.4 Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit anwesend ist. Beschlüsse sind mit einfachem Mehr zu fassen. Stellvertretungen sind nicht gestattet. Bei Stimmengleichheit hat die Präsidentin, bzw. die Vorsitzende, für den Stichentscheid Pluralstimmrecht.
6.5 Der Vorstand vertritt die Interessen des Vereins nach aussen, leitet den Verein, erstellt das Arbeitsprogramm und entscheidet über alle Geschäfte, die nicht in die Zuständigkeit der Hauptversammlung oder einer Arbeitsgruppe mit Entscheidungsbefugnis fallen. Er regelt die Unterschriftsberechtigung ausserhalb finanzieller Geschäfte.
6.6 Der Vorstand kann für die Behandlung besonderer Sachfragen Arbeitsgruppen aus Mitgliedern bilden.
6.7 Für bestimmte Geschäfte kann der Vorstand Aussenstehende mit beratender Stimme zu den Vorstandssitzungen beiziehen, falls die Mehrheit des Vorstandes das nicht ablehnt.
6.8 Der Vorstand entscheidet letztinstanzlich über Wiedererwägungsanträge bei abgewiesenen Beitrittsgesuchen.
6.9 Bei der Zusammensetzung des Vorstandes ist die Vertretung der Sprachen auf Grund der Mitgliederzusammensetzung soweit möglich zu berücksichtigen.
   
Artikel 7: Präsidium
7.1 Die Präsidentin beruft Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen ein und leitet sie. Im Verhinderungsfalle übernimmt die Vizepräsidentin diese Aufgabe.
7.2 Sie verfasst zuhanden der Hauptversammlung die Jahresberichte.
7.3 In der Regel vertritt sie als Sprecherin die Interessen des Vereins nach aussen.
7.4 Sie ist bezüglich des Vereinsvermögens einzeln unterschriftsberechtigt.
   
Artikel 8: Sekretariat
8.1 Die Sekretärin verfasst die Protokolle der Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen und führt je ein Verzeichnis der Beschlüsse.
8.2 Sie übernimmt die meisten übrigen schriftlichen Arbeiten.
   
Artikel 9: Rechnungsführung
9.1 Die Kassiererin verwaltet das Vereinsvermögen und ist in dieser Hinsicht einzeln unterschriftsberechtigt. (vgl. Art. 7.4).
9.2 Das Geschäftsjahr fällt mit dem Kalenderjahr zusammen.
9.3 Sie erstellt jedes Jahr zuhanden der ordentlichen Hauptversammlung die Jahresrechnung und das neue Budget (vgl. Art. 5.2).
9.4 Sie führt das Mitgliederverzeichnis und besorgt das Inkasso der Vereinsbeiträge.
9.5 Sie legt die Jahresrechnung mit den nötigen Unterlagen den Revisorinnen einen Monat vor der ordentlichen Hauptversammlung zur Prüfung vor, damit diese den Revisionsbericht zuhanden der ordentlichen Hauptversammlung verfassen können. Dieser dient der Déchargeerteilung. (vgl. Art. 5.2).
   
Artikel 10: Revisionsorgan
10.1 Die Amtsdauer der zwei Revisorinnen beträgt drei Jahre und kann einmal verlängert werden.
10.2 Die Amtsantritte sind so zu regeln, dass möglichst nie eine Doppelvakanz entsteht.
   
Artikel 11: Finanzierung
11.1 Die IGRM finanziert sich durch die Mitgliederbeiträge.
11.2 Bürokosten gehen zu Lasten der Vereinskasse.
11.3 Die Spesen von Sitzungsteilnehmenden gehen zu deren Lasten.
   
Artikel 12: Haftung
12.1 Der Verein haftet nur für seine Organe, wenn deren Handlungen im Rahmen der Zweckverfolgung des Vereins erfolgt sind und nicht deliktischen Charakter haben.
12.2 Der Verein bzw. seine Mitglieder haften für die Verbindlichkeiten des IGRM nur mit dem Vereinsvermögen.
   
Artikel 13: Statutenrevision
13.1 Der Vorstand und Einzelmitglieder können eine Statutenrevision vorschlagen.
13.2 Die Bestimmungen der Statuten können durch Beschluss der Hauptversammlung abgeändert werden, sofern nicht übergeordnetes Recht verletzt wird.
   
Artikel 14: Auflösung des Vereins
14.1 Die IGRM kann durch Vereinsbeschluss mit einer Zweidrittelsmehrheit der Hauptversammlung aufgelöst werden.
14.2 Sollte nur die Unmöglichkeit der statutengemässen Bestellung des Vorstandes (ZGB 77) Anlass für eine Auflösung sein, sind die Statuten entsprechend abzuändern.
14.3 Im Fall der Auflösung beschliesst die Hauptversammlung mit einfacher Mehrheit über die Verwendung des Vereinsvermögens.
   
Artikel 15: Inkrafttreten
15.1

Die Statuten treten in Kraft, sobald die Gründungsversammlung sie genehmigt und einen Vorstand gewählt hat.

Die vorliegenden Statuten wurden von der Gründungsversammlung am 3. Juni 1999 in Bern angenommen und an den IGRM-Hauptversammlungen vom 6. März 2008, 5. März 2009, 9. März 2010, 26. Januar 2012 und 29. Januar 2013 aktualisiert.
   
Bern, den 29. Januar 2013
Verein "Interessengemeinschaft Records Management"