GDPR / EU-DSGVO

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datengrundschutzverordnung (auch genannt GDPR = General Data Protection Regulation) in Kraft. Auch in der IGRM haben wir uns einige Gedanken dazu gemacht. Nach unserer Interpretation ist die EU-DSGVO für Schweizer Vereine deren Mitglieder in der Schweiz ansässig sind, nicht relevant. Trotzdem zeigen wir hier auf, welche persönlichen Daten über unsere Mitglieder gepeichert werden. Erfasste Daten dürfen nur zum dem Zweck verwendet werden, für den sie ursprünglich erfasst wurden. Das bedeutet für die IGRM, dass keine Daten an Dritte weitergegeben werden. Dies gilt insbesondere auch für unsere Kollektivmitglieder aus der Anbieterbranche. Siehe dazu auch Artikel 3.3 der Vereinsstatuten. Für weitere Informationen zum Thema können sie dieses Dokument nutzen.

Die IGRM speichert Mitgliederdaten in einem online System in zwei Bereichen für jeweils folgende Zwecke:

  • Mitgliederverwaltung: Informationen die beim Beitritt angegeben wurden. Diese Daten dienen der generellen Erreichbarkeit der Mitglieder und dem Rechnungsversand.
  • Newsletter System: Daten die dem gezielten Versand von Informationen an Mitglieder dienen.

Bei jedem Rechnungsversand wird die Möglichkeit geboten, falsche Daten korrigieren zu lassen. Bei jedem Newsletterversand wird die Möglichkeit geboten, falsche Daten korrigieren zu lassen oder sich vom Newsletter abzumelden. Beim Austritt aus dem Verein, werden alle Daten gelöscht sofern keine offenen Rechnungen mehr bestehen.

Als Mitglied können sie jederzeit Einsicht in die gespeicherten Daten verlangen.

Daten Definition

Mitgliedsadresse       Rechnungsadresse  
Feld Beispiel   Feld Beispiel
Anrede Herr   Rechnungsadresse 1 Pharma Manufaktur AG
Nachname Muster   Rechnungsadresse 2 Fakturaeingang
Vorname Hans   Rechnungsadresse 3 Zukunftsweg 99
Geburtstag 07.06.2007   Rechnungsadresse 4 9999 Musterhausen
Firma Pharma Manufaktur AG   Rechnungsadresse 5  
Strasse/Nr. Zukunftsweg 99      
PLZ 9999      
Ort Musterhausen      
Telefon +41 99 123 45 67      
E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!      
Mitgliedsnummer 1109      

 

Zusatzangaben     Intern  
Feld Beispiel   Feld Beispiel
Mitgliedstyp Kollektiv   Eintritt 01.11.2017
Ansprechperson Herr Hans Muster   Austriit  
Telefon +41 99 123 45 67   Bemerkungen TEST DATENSATZ!
E-Mail Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!      
Referenz Bestellung 450012345      
Kostenstelle 441602      

 

Schutzbedarf

Inhalt folgt...

Risiken bewerten

Inhalt folgt...

Massnahmen treffen

Inhalt folgt...

Nachweise erbringen

Inhalt folgt...

 

Newsletter

Wir versenden in unregelmässigen Abständen Newsletter an unsere Mitglieder. Der Newsletter geht an alle registrierten Einzel- und Kollektivmitglieder. Bei den Kollektivmitgliedern ist eine Ansprechperson hinterlegt, die den Newsletter erhält. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die interne Verteilung und Bekanntmachung oft nicht funktioniert resp. mit der Zeit im Sand verläuft. So wissen Mitarbeitende oft nichts von der Möglichkeit des Erfahrungsaustauschs. Wir finden, dass dies sehr schade ist und deshalb bieten wir hier die Möglichkeit, sich selbst zum Newsletter anzumelden. Prinzipiell können alle Mitarbeitenden von Kollektivmitgliedern an den Anlässen der IGRM teilnehmen.

Auch wer nicht Mitglied der IGRM ist, kann den Newsletter abonnieren, um sich über die Aktivitäten des Vereins zu informieren. Für die Teilnahme an den Anlässen ist jedoch die Mitgliedschaft erforderlich. Diese kann schnell erworben werden.

In den untenstehenden Feldern können sie ihre Daten erfassen. Wenn sie bei einem Kollektivmitglied arbeiten, tragen sie bitte auch den Firmennamen ein. Das erleichtert uns die Verwaltung. Vielen Dank!

Frühere Newsletter können sie im Newsletter Archiv nachlesen.

Bitte erfassen sie ihre Daten hier:

captcha 

Checkliste zur Hauptversammlung vom 25.01.2019

 

Aufgabe Vorlauf Termin Verantwortlich Status
Ort/Räumlichkeiten suchen 12 Wo 21.09.2018 Präsident erledigt
Drehbuch HV erstellen 9 Wo 24.11.2018 Präsident in Arbeit 
Eintrag für HV auf der Website erstellen 8 Wo 30.11.2018 Webmaster in Arbeit 
Vorankündigung der HV (Newsletter) 6 Wo 14.12.2018 Präsident in Arbeit
Kontaktaufnahme mit Revisoren bez. Jahresrechnung 6 Wo 14.12.2018 Kassier
Budget erstellen und dem Vorstand zur Prüfung vorlegen 6 Wo 14.12.2018 Kassier  
Bilanz und ER erstellen, z. H. der Revisoren 6 Wo 14.12.2018 Kassier
Erstellen Revisorenbericht 2 Wo 11.01.2019 Revisor, via Kassier
Bilanz und ER dem Vorstand zur Prüfung vorlegen 2 Wo 12.01.2019 Kassier  
Protokoll der letzten HV, Bilanz, Budget, Erfolgsrechnung und Revisorenbericht online setzen 2 Wo 12.01.2019 Webmaster
Einladung verschicken (Newsletter) 2 Wo 12.01.2019 Präsident
Erstellen Jahresbericht mit Ausblick aufs neue Vereinsjahr 1 Wo 18.01.2019 Präsident
Mutationen Mitglieder dokumentieren 1 Wo 18.01.2019 Administration, Kassier
Traktandum Wahlen vorbereiten 2 Wo 12.01.2019 Präsident